Նյութապատասխանատուն (ՆՊԱ) անհրաժեշտ է “Նյութական արժեքներ”, “Հիմնական միջոցներ” և “Արագամաշ առարկաներ” ենթահամակարգերում, որտեղ նշվում է, թե յուրաքանչյուր պահեստ, հիմնական միջոց և արագամաշ առարկա որ աշխատակցի պատասխանատվության տակ է գտնվում: 

1.    “Նյութական արժեքների հաշվառում” ենթահամակարգում որպես նյութապատասխանատու աշխատակիցը նշվում է “Պահեստներ” տեղեկատուի “Նյութ. պատասխ. անձ” դաշտում և տվյալ պահեստի պատասխանատու է համարվում մինչև այն պահը, երբ տեղեկատուն խմբագրվում է և տվյալ դաշտում ընտրվում է այլ աշխատակից կամ այն դատարկվում է:

2.    “Հիմնական միջոցների հաշվառում” ենթահամակարգում աշխատակիցը նյութապատասխանատու է հանդիսանում գույքահամարը ստեղծելուց անմիջապես հետո և մինչև այն պահը, մինչև այլ գործողությամբ տվյալ հիմնական միջոցի նյութապատասխանատվությունը չի տեղափոխվում այլ աշխատակցի վրա:

3.    “Արագամաշ առարկաներ” ենթահամակարգում աշխատակիցը նյութապատասխանատու է հանդիսանում արագամաշ առարկան տվյալ աշխատակցի նյութապատասխանատվության տակ շահագործման հանձնելու դեպքում, մինչև այն պահը, երբ տվյալ արագամաշ առարկան չի տեղափոխվում մեկ այլ աշխատակցի պատասխանատվության տակ կամ չի լուծարվում:

Եթե աշխատակիցը ՆՊԱ է, ապա նրան հնարավոր չի ազատել աշխատանքից, մինչև նրա պատասխանատվության տակ գտնվող հիմնական միջոցները և արագամաշ առարկաները չտեղափոխվեն այլ աշխատակցի պատասխանատվության տակ:

ՀԾ Հաշվապահություն 4.0 համակարգում հնարավոր է աշխատակիցներին ՆՊԱ նշանակել և հանել 5 աշխատատեղերից.

1.      “Գլխավոր հաշվապահի ԱՇՏ” - ի  “Աշխատակիցներ” տեղեկատուից

2.      “Կադրերի հաշվառում” ԱՇՏ-ի “Նյութական պատասխանատվություն” տեղեկատուից

3.      “Աշխատավարձի հաշվառում” ԱՇՏ-ի  “Նյութական պատասխանատվություն”  տեղեկատուից

4.      “Հիմնական միջոցների հաշվառում” ԱՇՏ-ի “Աշխատակիցներ” տեղեկատուից

5.      “Արագամաշ առարկաներ” ԱՇՏ-ի “Աշխատակիցներ” տեղեկատուից

Վերոնշյալ բոլոր տեղեկատուները կանչելիս բացվում է հետևյալ թղթապանակը (տարբեր աշխատատեղերում սյուների քանակը կարող է փոխվել).

Թղթապանակում այն աշխատակիցների համար, որոնք նյութապատասխանատու անձ չեն, “Նյութապատասխանատու անձ” սյունը դատարկ է: Աշխատակիցներին որպես նյութապատասխանատու կարելի է նշանակել առանձին-առանձին կամ նշված տողերով: Առաջին դեպքում  թղթապանակում պետք է գտնել այն աշխատակցին, որին պետք է ավելացնել նյութապատասխանատու անձանց ցուցակում և մկնիկի աջ ստեղնի տակ բացվող հրամանների ցանկից ընտրել “Ավելացնել ՆՊԱ-ների ցուցակում” հրամանը, իսկ երկրորդ դեպքում պետք է նշել աշխատակիցներին և մկնիկի աջ ստեղնի տակ բացվող ցանկից ընտրել “Ավելացնել ՆՊԱ-ների ցուցակում նշված տողերով” հրամանը:

Աշխատակիցներին ՆՊԱ-ների ցուցակից հեռացնել նույնպես հնարավոր է առանձին-առանձին և նշված տողերով: Առաջին դեպքում պետք է գտնել այն աշխատակցին, որին պետք է հեռացնել ՆՊԱ-ների ցուցակից և մկնիկի աջ ստեղնի տակ բացվող հրամանների ցանկից ընտրել “Հեռացնել  ՆՊԱ-ների ցուցակից” հրամանը, իսկ երկրորդ դեպքում պետք է նշել աշխատակիցներին և մկնիկի աջ ստեղնի տակ բացվող ցանկից ընտրել “Հեռացնել ՆՊԱ-ների ցուցակից նշված տողերով” հրամանը: