Տրված կանխավճարի հաշվարկի և վերջնական առձեռն գումարից պահման կարգը ՀԾ-Հաշվապահություն 4.0 ծրագրում կախված է կանխավճարի տրամադրման պայմաններից (“մաքուր” է, թե “կեղտոտ” ) և մարման ժամկետից (մարվում է հաշվարկի ամսում, թե ապագա ամիսներում):

1.    Կանխավճարը, որը տրվում և ամբողջությամբ պահվում է նույն ամսում.

·         հաշվել “Հաշվարկներ” →  “Կանխավճարի հաշվարկ” ճյուղով

·          ստեղծել “Կանխավճարի վճարացուցակ”

·         վճարել և փակել վճարացուցակը;

Ամսվա վերջում աշխատավարձի հաշվարկի ժամանակ կանխավճարի գումարը ավտոմատ կնվազեցվի առձեռն գումարից:

Կան դեպքեր, երբ կանխավճարի տեսքով վճարվում է այդ ամսին վերաբերող  պարգևատրում:  Այդ դեպքերի համար ամսվա վերջում` աշխատավարձի հաշվարկի ժամանակ, “Հավելումներ/պահումներ”→ “Այլ հավելումներ/պահումներ” ճյուղով ավելացնել  պարգևատրման գումարը (“մաքուր”-ով տրամադրվող պարգևատրման համար “Հաշվարկի ձևը” պետք է լինի “Հետհաշվարկով”) :

2.  Մի քանի ամսում մարվող կանխավճարները գրանցվում են “Փոխառություն” կամ “Հատուկ հաստատուն հ/պ” ճյուղերով:

Տվյալ դեպքում գումարի տրամադրումը անհրաժեշտ է կատարել գլխավոր գրքից  (դրամարկղից կամ բանկից);

Կանխավճարի պահման ժամանակացույցը նկարագրելու համար “Աշխատակիցներ”→ “Փոխառություն (կամ Հատուկ հաստատուն հ/պ)” ճյուղով բացվող փաստաթղթում `

·         “Ընդհանուր” էջի “Գումար” կամ “Տոկոս” դաշտերում լրացնել մարման գումարը կամ տոկոսը

·         “Հրամանի ամսաթվերը” տողի “Սկիզբ” դաշտում պարտադիր լրացնել կանխավճարի պահման սկիզբը: “Վերջ” դաշտը լրացնելու դեպքում վերջին ամսում ավտոմատ կպահվի ամբողջ չմարված մասը (նույնիսկ եթե այն գերազանցում է ամսվա համար նկարագրված չափը)

·          “Այլ տվյալներ” էջի “Գումարի տրամադրում” դաշտում լրացնել ամբողջ տրված գումարը

·         “914-Փոխառություն” ճյուղի օգտագործման դեպքում “Մարման գրաֆիկ” էջում կարելի է նկարագրել մարման յուրահատուկ ձևեր: